Tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679

1. Rekisterinpitäjä

Hyvinvointihuone Merituuli / Virpi Heinikoski
Y-tunnus: 3638509-6
Osoite: Leväsentie 2 B, 2. krs (LadyLine), 70700 Kuopio
Sähköposti: virpi@merituuli.net
Puhelin: 040 952 4212

2. Rekisterin nimi

Hyvinvointihuone Merituulen asiakas- ja ajanvarausrekisteri.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseen, ajanvarausten hallinnointiin, asiakasviestintään sekä sovittujen hyvinvointipalvelujen toteuttamiseen. Käsittely perustuu näiltä osin asiakkaan ja Hyvinvointihuone Merituulen väliseen sopimukseen tai sopimuksen tekemistä edeltäviin toimenpiteisiin.

Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpitoon liittyvien velvollisuuksien, täyttämiseksi.

Palvelun turvallisen toteuttamisen kannalta voi olla tarpeen käsitellä asiakkaan itse ilmoittamia terveydentilaa koskevia tietoja, kuten käsittelyä rajoittavia tekijöitä tai kontraindikaatioita. Tällaisia erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin se on palvelun turvallisuuden kannalta tarpeellista ja asiakkaan nimenomaisen suostumuksen perusteella. Asiakas voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

4. Rekisterin tietosisältö

• etu- ja sukunimi
• puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• ajanvarausta koskevat tiedot
• asiakkaan käyttämät palvelut ja asiointihistoria
• asiakkaan itse ilmoittamat, palvelun turvallisen toteuttamisen kannalta tarpeelliset terveydentilaa koskevat tiedot
• maksamiseen ja kirjanpitoon liittyvät tarpeelliset tiedot siltä osin kuin rekisterinpitäjä niitä käsittelee.

Terveydentilaa koskevia tietoja pyritään keräämään mahdollisimman vähän ja vain siinä laajuudessa kuin palvelun turvallinen toteuttaminen sitä edellyttää.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan pääasiassa asiakkaalta itseltään Vello-ajanvarausjärjestelmän kautta, asiakkaan yhteydenoton yhteydessä tai paikan päällä palvelun yhteydessä.

6. Henkilötietojen käsittelijät, luovutukset ja kansainväliset siirrot

Hyvinvointihuone Merituuli käyttää ajanvarausjärjestelmänä Velloa (Vello Solutions Oy). Vello käsittelee Hyvinvointihuone Merituulen asiakastietoja henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjän lukuun ja sen ohjeiden mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan käsitellä myös muiden palvelun tuottamiseen tarvittavien palveluntarjoajien toimesta, esimerkiksi verkkopalvelujen, maksamisen ja teknisen ylläpidon yhteydessä. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille heidän omiin tarkoituksiinsa ilman asianmukaista oikeusperustetta, ellei luovuttamiseen ole lakisääteistä velvollisuutta.

Vello käsittelee henkilötietoja ensisijaisesti EU- ja ETA-alueella. Mikäli henkilötietoja siirretään EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, siirto toteutetaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti käyttäen asianmukaista siirtoperustetta ja tarvittavia suojatoimia.

7. Tietojen suojaus

Henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Sähköisiin järjestelmiin pääsy edellyttää henkilökohtaisia käyttöoikeuksia ja tunnistautumista. Käyttöoikeudet rajataan niihin henkilöihin ja henkilötietojen käsittelijöihin, joiden tehtäviin tietojen käsittely kuuluu.

Rekisterinpitäjä pyrkii huolehtimaan siitä, että henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja suojataan luvattomalta pääsyltä, muuttamiselta, luovuttamiselta tai häviämiseltä.

8. Henkilötietojen säilytys

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen asiakassuhteen, palvelun toteuttamisen tai lakisääteisten velvoitteiden vuoksi.

Kirjanpitoaineistoon kuuluvia tietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan. Muita asiakas- ja ajanvaraustietoja säilytetään vain niin kauan kuin niiden säilyttämiselle on perusteltu käyttötarkoitus. Terveydentilaa koskevat tiedot poistetaan, kun niiden käsittelylle ei enää ole palvelun turvallisuuteen liittyvää perustetta tai kun asiakas peruuttaa suostumuksensa, ellei tietojen säilyttämiselle ole muuta lakisääteistä perustetta.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot.

Rekisteröidyllä voi lisäksi tilanteesta riippuen olla oikeus pyytää virheellisten tietojen oikaisemista, henkilötietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista sekä oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen.

Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa.

Henkilötietoja koskevat pyynnöt voidaan toimittaa rekisterinpitäjälle sähköpostitse osoitteeseen virpi@merituuli.net. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää tietoja pyynnön esittäjän henkilöllisyyden varmistamiseksi.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä henkilötietojen käsittelyä koskeva valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle.

10. Automaattinen päätöksenteko

Rekisterin tietoja ei käytetä rekisteröityä koskevaan automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.